درباره تلفن های گویا در سازمانها واداره ها

تلفن گویا

سرویس تلفن گویا بدون نیاز به هیچگونه نرم افزار، سخت افزار، سیمکشی و یا حتی خرید خط تلفن کلیه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا را مانند سازمانهای بزرگ برای شما فراهم می آورد.
“دفتر شما” سرویس تلفن گویا را بر روی بستر خطوط دیجیتال مخابرات تهران به مشترکین خود ارائه می دهد و بر این اساس در اختیار هر کدام از مشترکین به انتخاب خودشان شماره منحصر به فردی را قرار می دهد.

شما پس از انتخاب شماره تلفن خود از بین هزاران شماره موجود با پیش شماره ۲ شهر تهران می توانید با ضبط پیام صوتی تلفن گویای خود را را اندازی نمائید.
زمانی که مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.

نرم افزار تلفن گویا و پاسخگوی خودكار «پیام گو» ، به عنوان یك سیستم پاسخگوی ۲۴ ساعته به تماس‌های تلفنی، جهت اتوماسیون بخش‌های مختلف شركت‌ها، سازمان‌ها، مراكز و … مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم می‌تواند با ارائه سرویس‌های مختلف، بسیاری از نیازهای مشتریان را از طریق تلفن مرتفع نماید و موجب صرفه‌جویی در هزینه، زمان و همچنین رضایتمندی مشتریان گردد.

با توجه به كاربردهای گوناگون و نیازهای متفاوت شركت‌ها و سازمان‌ها، علاوه بر ارائه امكانات كلی سیستم‌های تلفن گویا ، «پیام گو» می‌تواند به سرعت مطابق نیازهای موجود طراحی گردد. مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار فوق امکان طراحی روند پاسخ‌گویی به خط تلفن توسط نرم افزار پیام نگار می‌باشد كه موجب انعطاف پذیری سیستم می‌گردد. مشتریان می‌توانند بر حسب نیاز خود نحوه ارائه خدمات، روال پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پخش پیغام‌ها، منوهای صوتی، دریافت اطلاعات و ارسال فکس از طریق خط تلفن را مشخص نمایند، همچنین این سیستم میتواند با اتصال به انواع بانک‌های اطلاعاتی (Ms Sql Server, Oracle, MySql) و یا CRM موجود در سازمان‌ها، کاربردها و نرم افزارهای تلفیقی کارآمدی تولید نماید.

برخی از امکانات و قابلیت‌های نرم افزار تلفن گویا :

اطلاع رسانی گویا

اطلاع رسانی مکتوب (Fax)

اپراتور خودكار (منشی خودكار)

صندوق صوتی

پرسش و پاسخ (با ارائه کد رهگیری)

شکایات و پیگیری شکایات (با ارائه کد رهگیری)

پیشنهادها و انتقادها

تماس گیر خودکار (شماره گیری تلفن مشتریان و اعلام پیغام)

ارسال فکس خودکار

ارسال و دریافت فکس (Fax Server)

نظرسنجی و مسابقه

اعلام بدهی

اعلام اطلاعات حسابداری و مالی

ارسال پیامک (پیام کوتاه) SMS

·         ارسال پست الکترونیکی (e-mail)

·         مشاوره تلفنی

ارائه گزارشهای آماری از تماس‌ها

اطلاع رسانی گویا

این بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گویا برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق می‌توان هر نوع اطلاعات داخل سازمان شامل: اخبار، اطلاعیه، محصولات، فهرست قیمت، خدمات و غیره را بصورت گویا در تمام طول شبانه روز در اختیار مخاطبین قرار داد.

تماس گیرندگان می‌توانند پس از تماس با تلفن گویا و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نمایند. اطلاعات مورد نظر می‌تواند بصورت ساختار درختی بدون محدودیت سطح طراحی گردد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی، اطلاعات مورد نظر را دریافت نماید.

با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانک‌های اطلاعاتی را دارد، اطلاعات این بخش می‌تواند از بانک‌های اطلاعاتی نرم‌افزارهای دیگر خوانده شود. تغییر و بروز رسانی اطلاعات صوتی به سادگی از طریق تلفن، و ورود رمز عبور از طریق منوی صوتی مدیر سیستم قابل انجام است همچنین این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی می‌باشد. این اطلاعات می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بکار رود.

اطلاع رسانی مکتوب (Fax)

این بخش جهت ارائه اطلاعات بصورت مکتوب (Fax) برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق می‌توان کلیه اطلاعات نوشتاری و تصویری شامل اطلاعات سازمان، اطلاعات مالی، صورتحساب‌ها، بخشنامه‌ها و غیره را از طریق سیستم تلفن گویا برای مخاطبین ارسال نمود.

تماس گیرندگان می‌توانند پس از ورود به سیستم و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نموده و نتیجه را بصورت فکس دریافت نمایند. ساختار اطلاعات مورد نظر بصورت درختی بدون محدودیت سطح می‌باشد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی می‌تواند به اطلاعات موردنظر دسترسی پیدا کند.

با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانک‌های اطلاعاتی را دارد، اطلاعات این بخش می‌تواند از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر خوانده شده و در صفحه فکس جایگذاری شود. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحات فکس می‌باشد و به کمک آن می‌توان صفحات فکس را بصورت پویا با توجه به مشخصات تماس گیرنده تولید نمود. تغییر و بروز رسانی اطلاعات مکتوب به سادگی قابل انجام است.

این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی می‌باشد. این اطلاعات می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و بهره‌برداری مناسب از سیستم بکار رود.

اپراتور خودکار (منشی خودکار)

این بخش به عنوان جایگزین اپراتور، جهت اداره كلیه امور تلفنی بصورت خودكار، بكار می‌رود. سیستم تلفن گویا پس از تشخیص زنگ و جوابگویی به آن، پیام خوش‌آمدگویی را پخش نموده و سپس سیستم، تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی می‌نماید.

تماس گیرنده می‌تواند با ورود شماره‌های اعلام شده و یا شماره داخلی مقصد مورد نظر خود را انتخاب نماید. در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی، تماس گیرنده می‌تواند در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد و یا منتظر بماند تا داخلی آزاد شود. همچنین در صورت انتخاب تماس گیرنده می‌تواند با اپراتور صحبت كند و اطلاعات تكمیلی درخواست نماید.

این سرویس كلیه امكانات و قابلیت‌های یك سیستم منشی خودكار را داراست و مطابق نیاز شركت و یا سازمان از طریق ارتباط با مرکز تلفن سانترال برنامه‌ریزی می‌گردد.

صندوق صوتی

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و یا یک بخش از سازمان پیغام بگذارند. تعداد صندوق‌های صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد در سازمان می‌تواند صندوق صوتی داشته باشد.

مدت ضبط پیغام امکان برنامه ریزی بوده و همچنین سیستم امکان تشخیص قطع شدن گوشی و سکوت بوده تا انتهای پیام را تشخیص دهد.

یکی از امکانات این بخش گوش دادن به پیغام‌های ضبط شده در صندوق صوتی از طریق تلفن و کامپیوتر می‌باشد، در بخش تلفنی، کاربران صندوق‌های صوتی از طریق تماس با سیستم تلفن گویا و ارائه شماره صندوق و رمز عبور به پیغام‌های خود دسترسی پیدا کرده و می‌توانند آنها را بررسی نمایند و در صورت نیاز از طریق تلفن برای آنها پاسخ بگذارند. در بخش کامپیوتر، کاربران با استفاده از نرم افزار پیام نما ، به پیغام‌ها و کارتابل‌های خود دسترسی پیدا می‌کنند.

پرسش و پاسخ

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند پرسش‌های مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد پاسخ خود را دریافت کنند. سیستم بصورت خودکار پرسش‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به سوال مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه پاسخ توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد با تلفن گویا و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

شکایات و پیگیری شکایات

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد شکایت خود را پیگیری کنند. سیستم بصورت خودکار شکایت‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به شکایت مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه شکایت توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

پیشنهادها و انتقادها

به کمک این بخش تماس گیرندگان می توانند پیشنهادها و یا انتقادهای خود را از طریق تماس تلفنی اعلام نمایند.

به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان، همواره نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد. این سیستم امکان دریافت نظرها و پیشنهادها را بصورت خودکار امکان پذیر می‌سازد. مدیران و مسئولین مربوطه می‌توانند از طریق نرم افزار تحت شبکه و یا از طریق تماس تلفنی به سیستم، پیشنهادها و انتقادها ارائه شده را بررسی نمایند. این بخش کلیه امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.

تماس گیر خودکار

به منظور اطلاع رسانی، یادآوری موضوعات مهم، اعلام تبریک، خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر، می توان نرم افزار تلفن گویا را برنامه ریزی نمود تا شماره تلفن‌های تعریف شده را شماره‌گیری نموده و برای مخاطبین پیغام مناسب را پخش کند و یا فکس ارسال نماید.

جهت حصول اطمینان از اینکه مخاطب پیغام را شنیده است نرم افزار می‌تواند از مخاطب درخواست کند تا شماره‌ای را وارد نماید. این بخش جهت امور بازاریابی و فروش و یا یادآوری سررسید چک نیز می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد

نرم افزار امکان برقراری تماس به صورت همزمان بسته به تعداد کانال تهیه شده را دارا می‌باشد، برای مثال در صورت تهیه سیستم چهار خط، نرم افزار امکان شماره گیری چهار شماره تلفن مختلف را به صورت همزمان دارا می‌باشد

ارسال فکس خودکار

جهت ارسال فکس‌های انبوه به صورت خودکار در تاریخ و ساعات خاص می‌توان از این امکان نرم افزار استفاده نمود.

در این حالت سیستم امکان ارسال فکس‌های از پیش آماده (مانند تبلیغات، گزارشات و…) و یا ساخت فکس بر اساس اطلاعات موجود در بانک‌های اطلاعاتی شما (مانند گردش حساب، فاکتور فروش، گزارشات هفتگی و ماهیانه و…) را دارا می‌باشد.

نرم افزار امکان ارسال فکس به صورت همزمان بسته به تعداد کانال تهیه شده را دارا می‌باشد، برای مثال در صورت تهیه سیستم چهار خط، نرم افزار امکان ارسال چهار فکس به صورت همزمان را دارا می‌باشد.

ارسال و دریافت فکس (Fax Server)

تماس گیرندگان می‌توانند به کمک منوی صوتی بطور خودکار از انواع اطلاعات موجود فکس دریافت نمایند. این اطلاعات می‌تواند شامل انواع خدمات شرکت، فهرست و قیمت محصولات، اطلاعات مالی، گردش حساب، اقساط و هر گونه اطلاعات موجود در بانک‌های اطلاعاتی سیستم‌های شرکت باشد.

این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحه فکس و جایگذاری اطلاعات بر روی آن می‌باشد، بدین ترتیب امکان ارسال صفحات فکس بصورت پویا و با توجه به اطلاعات تماس گیرنده وجود دارد. همچنین این بخش می‌تواند فکس‌های ارسالی تماس گیرندگان را دریافت نموده و بصورت فایل تصویری ذخیره نماید. فکس‌های رسیده سپس از طریق نرم افزار تحت شبکه قابل مشاهده، دسته بندی و ارسال به کارتابل سایر کاربران می‌باشند.

اعلام اطلاعات حسابداری و مالی

شما می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به مسائل مالی و حسابداری را به صورت گویا و فکس به تماس گیرنده اعلام کنید. نرم‌افزار تلفن‌گویا قادر است به بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شما متصل شده و اطلاعات مورد نظر را خوانده و به تماس گیرنده اعلام کرده و یا برای او فکس کند.

ارسال پیامک (SMS)

به منظور یادآوری و یا اطلاع رسانی می‌توان سیستم را برنامه ریزی نمود تا برای مشتریان پیامک (SMS) ارسال نماید. سیستم اطلاعات شماره تلفن مخاطبین را از بانک اطلاعاتی خوانده و برای آنها پیام کوتاه ارسال می نماید. (این امکان در صورت دسترسی به بانک اطلاعاتی شرکت و خریداری بخش SMS امکان پذیر می باشد).

تلفن گویا – گزارشات تحت وب

این بخش از نرم افزار تلفن گویا جهت نمایش کارکرد سیستم و عملکرد آن میباشد که به صورت تحت وب تهیه گردید است.

گزارشات شامل تمامی تماس‌های ورودی و خروجی به سیستم و همچنین در صورت اتصال به داخلی (اپراتور خودکار) شامل گزارشات داخلی نیز خواهد بود.

گزارشات به دو صورت متنی و نموداری میباشد همچنین امکان Export‌ کردن گزارشات به سه حالت فایل اکسل (Excel) و PDF و فایل تصویری TIF میباشد.

منبع :مجموعه وبسایت های شرکت ایده آل گستر