سانترال یک باکس سخت افزاری است که به منظور راه‌اندازی مرکز تلفن در مجموعه‌های کاری، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دستگاه به گونه‌ای طراحی شده است که می‌تواند تمام خطوط شهری یک مجموعه را دریافت کرده و آن‌ها را از طریق یک خط داخلی، در اختیار کارمندان و بخش‌های مختلف قرار دهد.

همان‌طور که می‌دانید تعداد خطوط شهری مخابرات که در اختیار ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری قرار می‌گیرند، محدود بوده و کفاف تمام کارمندان را نمی‌دهند. اختصاص دادن یک خط شهری مجزا به هر کارمند، علاوه بر به صرفه نبودن، عملکرد کلی مجموعه‌ها را هم زیر سوال می‌برد. تصور کنید یک مشتری با واحد مالی مجموعه شما کار دارد، اما با شماره خط شهری که در اختیار واحد حسابداری قرار دارد تماس گرفته است. در این شرایط، باید به فرد پشت خط اعلام شود که دوباره تماس بگیرد و این‌بار شماره‌ای که در اختیار واحد مالی است را شماره‌گیری کند.

طبیعی است که در این شرایط، علاوه بر هدر رفتن وقت مشتریان، کیفیت پاسخ‌گویی کارمندان نیز به شکل قابل ملاحظه‌ای، کاهش پیدا می‌کند. این‌جاست که مدیران کسب و کار باید به فکر یک راه چاره باشند. راه‌اندازی مرکز تلفن (که مانند یک مخابرات محلی عمل می‌کند) بهترین انتخابی است که می‌توانید برای مدیریت ارتباطات تلفنی و کنترل خطوط شهری خود، داشته باشید.

دستگاه سانترال خطوط شهری را دریافت می‌کند و از سمت مقابل، به هر کدام از کارمندان یک خط داخلی اختصاص می‌دهد. این شماره داخلی از طریق یک تلفن سانترال (که در ادامه به معرفی این دستگاه تلفن نیز خواهیم پرداخت) فعال می‌شود. این داخلی می‌تواند همه یا تعدادی از خطوط شهری مجموعه (بسته به صلاحدید مدیریت) را در اختیار کارمندان قرار دهد.

به این ترتیب، کارمندان می‌توانند به تمام خطوط شهری دسترسی داشته و به تماس‌های آن‌ها پاسخ دهند. هم‌چنین برای برقراری تماس با بیرون از شرکت نیز همه خط‌های شهری، در اختیار او قرار دارند. این موضوع علاوه بر افزایش سرعت پاسخ‌گویی به مشتریان، کیفیت ارتباطات تلفنی مجموعه را نیز تا حد زیادی بالا می‌برد.

باکس سانترال به تنهایی نمی‌تواند همه این کارها را انجام دهد. این‌جا باید به معرفی کارت‌های سانترال نیز بپردازیم که نقش بسیار مهمی در یک مرکز تلفن دارند. درون دستگاه سانترال تعدادی اسلات قرار گرفته‌اند که برای اتصال انواع مختلف کارت‌های سانترال از آن‌ها استفاده می‌شود. به طور کلی، می‌توان گفت که برای هر قابلیت یا عملکرد جداگانه از مرکز تلفن، نیاز به خرید و نصب یک کارت سانترال دارید.

همان‌طور که اشاره شد، مهم‌ترین وظیفه یک دستگاه سانترال، دریافت خطوط شهری و اشتراک آن‌ها میان تمام کارمندان و بخش‌های مختلف یک مجموعه کاری است. برای این کار، نیاز به خرید و نصب یک یا چند “کارت خط شهری” خواهید داشت. هر کارت، ظرفیت دریافت تعداد مشخصی از خطوط شهری را دارد و شما باید بر اساس تعداد خطوط مجموعه خود، کارت یا کارت‌های متناسب را خریداری نمایید.

دستگاه‌های سانترال بر اساس مدل خود، به صورت پیش فرض دارای تعدادی کارت شهری هستند. در صورتی که این کارت‌ها برای خطوط شهری مجموعه شما کافی باشند، نیازی به خرید کارت شهری جدید نخواهید داشت. در غیر این‌ صورت، باید کارت خط شهری متناسب با باکس سانترال خود را خریداری کرده و در اسلات‌های مخصوص، قرار دهید.

از طرف دیگر، دستگاه سانترال برای هر کارمند، یک خط داخلی مجزا تعریف می‌کند. تعداد خطوط داخلی مورد نیاز شما، به تعداد کارمندان بستگی دارد. برای دسترسی به داخلی‌های مورد نیاز هم مانند خطوط شهری، احتیاج به خرید و نصب “کارت سانترال” متناسب دارید. این‌جا نیز هر دستگاه سانترال به صورت پیش‌فرض، می‌تواند از تعداد مشخصی خط داخلی پشتیبانی نماید. در صورتی که داخلی‌های یک سانترال برای استفاده تمام کارمندان شما کافی نیستند، باید با خرید و نصب کارت‌های مخصوص، ظرفیت آن را افزایش دهید.

خطوط داخلی از دستگاه سانترال خارج شده و پس از کابل کشی‌های مورد نیاز، در اختیار کارمندان قرار می‌گیرند. برای فعال کردن این خط‌ها، نیاز به تلفن سانترال خواهید داشت. در این‌جا باید به انواع تلفن‌های سانترال نیز اشاره داشته باشیم.