تلفن های گویا و استفاده های آن

تلفن گویا چیست ؟

• آيا تا به حال با سازماني تماس گرفته ايد كه صدايي را بشنويد و از شما بخواهد عددي را از يك فهرست انتخاب كرده، وارد كنيد يا بخوانيد؟ در واقع شما با يك سيستم تلفن گويا ارتباط برقرار كرده ايد. در هر موسسه چگونگي ارائه خدمات به مراجعين و داشتن سيستم‌هاي پاسخگويي به مشتريان، يكي از مهم‌ترين عوامل رضايت مشتريان و در نتيجه سودآوري و پيشرفت موسسه است. با توجه به گسترش خدمات تلفني و استفاده آسان از تلفن براي عموم مردم، ارتباط تلفني شايد اولين و مهم‌ترين راه ارتباط مردم با سازمان باشد. از این رو داشتن بخش روابط عمومي و پاسخگويي به مراجعين يكي از اساسي‌ترين نيازهاي هر سازمان است و در بسياري از مواقع نيروي انساني بسياري را درگير مي‌نمايد. به همین منظور سيستم‌هايي تحت عنوان تلفن گويا وارد بازار شدند كه اين سيستم‌ها ابزاري براي برقراری ارتباط مستقيم و دريافت اطلاعات از يك مركز اطلاع رساني مي‌باشند كه با تجهيز سازمان به تلفن گويا، ارباب رجوع بدون نياز به داشتن امکانات خاص، با در اختيار داشتن يك خط تلفن معمولي می تواند با اين سيستم تماس گرفته و  اطلاعات لازم خود را كه قبلا در اين سيستم براي آنها فراهم گرديده به صورت صوتي دريافت كند.

اطلاع رسانی

تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن.
نمونه ای از اطلاعات ایستای قابل عرضه در این سیستم عبارتند از :

• معرفی اهداف و رسالتهای سازمان
• معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی
• نشانی ها و شماره تلفن های بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
• اخبار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت ها
• معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص برای سازمان

• نرم افزار تلفن گویا امکان اتصال به بانک هاي اطلاعاتی از قبیل Access, SQL Server, Oracle را دارا میباشد و می تواند در هر قسمت از چارت سیستم گویا ، با گرفتن کد یا پارامترهای ورودی، گزارش یا متن مورد نظر را بصورت پویا تولید، خوانده و یا فکس کند. این سیستم قادر است مقادیر عددی، تاریخ، ساعت، وضعیتها و مقادیر مشخص دیگر را به صورت هوشمند و با فرمتهای متنوع بیان کند. نمونه ای از اطلاعات پویا که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شود و می تواند برای هر کاربر متفاوت باشد عبارتند از:

• مانده حساب مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات مالی
• اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
• وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات
• اعلام وضعیت آب و هوا ، اوقات شرعی ، ساعت و …
• اعلام نرخ ارز و وضعیت بازار سهام

طراحی چارت ( Call Flow )

• يكي از روش‌هاي ارائه اطلاعات مورد نياز مراجعين هر سازمان، ارائه از طريق سيستم‌هاي اطلاع رساني گويا است. تماس گيرندگان با تلفن گويا، قادر خواهند بود با راهنماييهايي كه اين سيستم در اختيارشان قرار مي‌دهد به اطلاعات مورد نياز خود از طريق درختواره اطلاعاتي، دسترسي پيدا كنند. نرم افزار تلفن گوياي فارسيكام امکان تعریف چارت مستقل با تمامی جزئیات را برای هر خط ورودی فراهم میکند و نیازی به تعریف چارتهای حجیم و تودرتو برای مجموعه های بزرگتر نمی باشد. در نتیجه امکان تعریف چند سیستم گویای کاملا مجزا برای خطوط مختلف وجود دارد. تمامي کلید ها و صدا های ساختار قابل تغییر می‌باشند كه صدا های مورد نیاز سیستم می‌تواند به صورت مستقیم توسط میکروفن از طریق خود نرم افزار ضبط شوند. با تعریف تقویم پاسخگو، تنظیم سیستم گویا بر اساس تاریخ، ساعت، روز و هفته خاص امکان پذیر می‌باشد ، بدین صورت سیستم در يك تاريخ و ساعت مشخص، از چارت تعریف شده برای آن زمان استفاده خواهد نمود. به طور مثال امکان ایجاد چارت اختصاصی برای ساعات و روزهای تعطیل وجود دارد. از دیگر امکانات این سیستم امکان اجرای چارت خاص بر اساس شماره تماس گیرنده (Caller ID) میباشد

مرکز تلفن کامپیوتری ( Computer PBX )

• اين سيستمها در برقراري و مديريت تماس هاى تلفنى از طريق کامپيوتر کاربرد دارند. نرم افزار و سخت افزار فارسیکام بسته به نوع ماژول های سخت افزاری و نرم افزاری، امكان طراحي و پياده سازي يك مركز تلفن كامپيوتري (CTI) را فراهم مي آورد و اين مركز علاوه بر كليه امكانات سانترال، تمامي قابليت هاي سيستم تلفن گويا را نيز دارد. استفاده از این مرکز تلفن مزایای منحصر به فردی برای شما مهیا می کند :

• امکان تعریف خطوط داخلی و شهری بر اساس نیاز و ساختار سازمان
• مشاهده وضعیت کلیه خطوط داخلی و شهری به صورت آنلاين
• امکان تعیین شماره های داخلی از طريق نرم افزار
• امکان تعریف سطوح دسترسی به خطوط شهری و داخلی
• امکان محدود کردن مدت زمان مکالمات
• سرعت بالای انتقال مکالمات
• صف انتظار برقراری ارتباط با داخلی با امکان اعلام نوبت
• نمایش شماره تماس بر روی کامپیوتر
• امکان شماره گیری از طریق کامپیوتر
• امكان برقراري ارتباط با نرم افزارهاي CRM
• کنفرانس تلفنی (مکالمه چند نفره)
• انتقال مکالمات بر روی بستر IP (با استفاده از کارت مبدل)
• امکان تعیین موزیک انتظار
• امكان پياده سازي مركز تلفن اعتباري جهت كنترل تماسهاي خروجي سازمان
• نمایش شماره تماس گیرندگان (Caller ID) بر روی تلفن بدون نیاز به گوشی با  مدل خاص
• امکان تعیین اولویت تماس خارجی برای هر خط شهری و داخلی به طور مستقل
• عدم از کار افتادن سیستم در صورت بروز مشکل و قطعی برق و خاموش شدن  کامپیوتر
• امکان برنامه ریزی و کنترل مرکز تلفن از طریق نرم افزار کاملا فارسی
• ضبط كليه مكالمات ورودي و خروجي
• سامانه ارسال و دريافت فكس كامپيوتري
• ارائه گزارشات عملكرد سيستم به صورت تفكيكي و تجمعي
• و دهها امکان کاربردی دیگر

صندوق های صوتی ( Voice Box )

صندوق صوتي امکان ثبت هر گونه پیغام به عنوان انتقاد، پیشنهاد و یا پرسش و پاسخ را فراهم می آورد، به طوری که پس از ثبت هر پیغام یک کد پیگیری به شخص اعلام می گردد و تماس گیرنده می تواند در آینده با وارد کردن شماره پیگیری خود پیغام مدیر و یا شخص ذیربط را بشنود. هر شخص یا واحد می تواند یک صندوق صوتی برای خود ايجاد نمايد و در شرایط مختلف مانند ساعات غیر اداری، يا هنگامی که امکان پاسخگویی به تماس ها وجود ندارد، پیغام تماس گیرندگان را ضبط نموده تا در صورت نیاز پیگیری شوند. در این سیستم افراد بر حسب سطح دسترسی خود ( مدیر – کاربر ) می توانند با استفاده از نرم افزار تحت شبکه پیغامهای صندوق خود و یا سایر صندوق ها را بررسی و در صورت نیاز آنها را ارجاع دهند. لازم به ذکر است که انجام کلیه امور مربوط به صندوق صوتی از قبیل گوش کردن پیغام ها، گذاشتن پاسخ و همچنین حذف و آرشیو آنها از طریق تلفن و بدون نیاز به کامپیوتر امکان پذیر است. همچنین امکان فعال کردن تنظیماتی از قبیل ارسال فکس يا پیغام دریافتی به ایمیل صاحب صندوق و یا اعلام دریافت پیغام جدید به صاحب صندوق از طریق SMS نیز وجود دارد. برخلاف سایر سیستمهای موجود، با توجه به ظرفیت هارد دیسکهای جدید عملا هیچ محدودیتی در ذخیره سازی پیغامهای صوتی وجود ندارد.

انتشار پیام صوتی ( Voice Broadcasting )

• سیستم انتشار پیام صوتی با تلفن (Voice Broadcasting) سیستمی است که امکان ارسال پیامهای تلفنی را بوسیله کامپیوتر به صدها یا هزاران گیرنده در یک لحظه فراهم می کند. این زیر سیستم امکان برقراری تماس با لیستی از شماره ها و اعلام پیغامهای خاصی از قبیل بدهی قبوض، وامها و مناسبتهای خاص را فراهم می کند. این تکنولوژی هم کاربرد تجاری/ تبلیغاتی وهم کاربرد مدیریتی و شخصی (مانند هشدار/ یادآوری) دارد. می توان پیامهای تلفنی را به گروهی از دریافت کنندگان (مشتریان، مشترکین و …) فقط با انتخاب فایل صوتی پیام و انتخاب گروه مورد نظر ارسال کرد. این پیغامها می توانند بصورت پویا (داینامیک) از بانک اطلاعاتی خاصی توليد شوند. مانند اعلام بدهی اقساط معوقه بانک ها، اعلام بدهی قبوض پرداخت نشده و گزارشات متنوع و كاربردي ديگر. برخی از ویژگیهای این سیستم به شرح زیر است :

• امکان تعریف گروههای مختلف به تعداد نامحدود
• امکان ارسال پیام به تمامی شماره تلفنها حتی در صورتی که تلفن گیرنده روی  سیستم منشی تلفنی باشد
• امکان تشخیص مشغولی خط و یا جواب ندادن خط و سعی مجدد تا زمان آزاد شدن یا  برداشتن گوشی
• امکان تعریف خطوط مجزا برای سیستم انتشار پیام صوتی
• امکان تعریف پیامهای صوتی متفاوت
• امکان تعیین یک سناریو به جای یک پیغام ساده
• امکان گرفتن تاییدیه از مخاطب در صورت شنیدن پیغام
• امکان تعیین زمانبندی جهت تماس در روزها و ساعات خاص
• امکان ارسال پيام کوتاه (SMS) در زمان معين شده
• ارائه گزارشات متنوع درباره هر تماس، موفق يا نا موفق بودن آن و همچنين  تعداد تماسهاي برقرار شده با هر شخص.

اپراتور خودکار (Auto Attendant )

• اپراتور خودكار فهرستي را در اختيار تماس گيرندگان قرار مي دهد تا با استفاده از سيستم تلفني به بخش يا داخلي مورد نظر خود وصل شوند. نرم افزار تلفن گوياي فارسيکام می‌تواند به صورت یک سیستم اپراتور خودکار عمل کند تا ارتباط افراد با بخشهای مختلف یک سازمان را به راحتی برقرار نمايد. در این سیستم می توان واحدها ، بخشها ، افراد موسسه یا سازمان را با کدهای اختصاصی تعریف نمود تا افرادی که با شرکت یا سازمان تماس می گیرند بتوانند به سرعت به بخش مربوطه متصل گردند. همچنین امکان تعریف یک سری عملیات خاص در شرایط خاص نیز وجود دارد. برای مثال در صورت عدم پاسخگویی یک داخلی میتوان تماس گیرنده را به یک داخلی دیگر ، صندوق صوتی و یا صندوق فکس هدایت کرد. در صورت نیاز میتوان تماس ورودی را بطور نامحسوس(بدون نیاز به سرویس انتقال مکالمه مخابرات) به خط شهری یا موبایل خاص منتقل نمود. این سیستم با انواع مختلف مراکز تلفن سازگاری دارد و تنظیمات خاص جهت تطابق با مدلهای مختلف سانترال پیش بینی شده است .

مرکز تماس اعتباری ( Debit Call )

این سیستم در راستای بهینه سازی و صرفه جویی در هزینه های شرکتها و سازمانهای مختلف طراحی شده است . علاوه بر اينكه استفاده از این سیستم مقدار زیادی از ترافیک کاری اپراتور، جهت گرفتن شماره های خارج از سازمان برای پرسنل را کاهش می دهد، امکانات متنوعی را فراهم می آورد :

• امکان تعریف پرسنل به عنوان عضو یا مشترک با اعتبار اولیه مستقل
• تعریف جدول نرخ مکالمه برای پیش شماره های مختلف ( برای مثال 0912 ، 0935 ،  0311 و …) به طوری كه سیستم بر اساس نرخ مشخص شده از اعتبار هر کاربر کسر  نماید.
• امکان شارژ مجدد کاربران در تاریخ خاص بر اساس اعتبار تعریف شده برای هر  کاربر به طور خودکار
• ثبت کلیه عملکرد کاربران در سیستم (مانند برقراری تماس خارج از سازمان،  بررسی صندوق صوتی، تغییر رمز عبور و …)
• ضبط کلیه مکالمات در صورت تمایل
• اعلام مانده اعتبار هر کاربر پس از ورود به سیستم از طریق تلفن
• ارسال گزارش ریز مکالمات هر کاربر از طریق نمابر
• تغییر رمز عبور ، تعریف کاربر و ویرایش اعتبار از طریق تلفن
• ایجاد صندوق صوتی و فکس مستقل برای هر کاربر
• ارسال مانده اعتبار کاربران از طریق پیامک
• فعال یا غیر فعال نمودن کاربران از طریق تلفن توسط مدیر سیستم
• قابلیت تنظیم خطوط ورودی و خروجی بدون نیاز به تغییرات سخت افزاری
• امکان تعریف گروهی کاربران

ارسال و دریافت پیام کوتاه (SMS System )

زیر سیستم پیام کوتاه فارسیکام این امکان را به سیستم تلفن گویا میدهد تا به روشهای متنوع ارتباط مفیدی از طریق ارسال پیامک برقرار کند . به عنوان نمونه میتوان هر قسمت از چارت را به گونه ای طراحی نمود که پس از دریافت شماره تلفن همراه تماس گیرنده، اطلاعات خاصی به صورت پیام کوتاه برای وی ارسال شود. و یا اینکه پس از دریافت فکس و یا پیغامهای صوتی پیامکی جهت اطلاع مدیر برای او ارسال کند . این سیستم به صورت مستقل و یا در ارتباط با سامانه گویا قابل استفاده است . برخی از امکانات آن به شرح زیر است:

• امکان گروه بندی و ثبت شماره ها در بانک موبایل
• ارسال پیام کوتاه به شماره های خاص
• ارسال پیام کوتاه به گروه خاص
• ارسال پیام کوتاه به شماره های واقع در یک بازه خاص
• ارسال پیام کوتاه به شماره های با یک پیش شماره مشخص
• زمانبندی جهت ارسال پیامها به شماره های خاص
• ارسال اتوماتیک پیام های از قبل تعیین شده با دریافت پیامهای خاص
• دریافت و آرشیو پیام‌های کوتاه
• گزارشگیری از ارسالهای موفق و ناموفق
• ارسال پیامهای طولانی به فارسی یا انگلیسی
• فعال و یا غیر فعال کردن ارسال در زمانهای مشخص
• قابلیت ارتباط با بانکهای اطلاعاتی
• دریافت شماره ها از فایل اکسل

ارسال و دریافت فکس (Fax Server )

• نرم افزار تلفن گویاي فارسيكام، قادراست فایلهای Fax با فرمت TIFF G3 و TIFF G6 را ارسال نماید ، مدیر سیستم با مشخص نمودن فایلهای مورد نظر در سیستم اطلاع رسان خود ، می تواند فایلهای مربوطه را در صورت انتخاب توسط تماس گیرندگان برای آنها ارسال نماید. همچنین امکان ارسال فکس دسته ای برای لیستی از شماره‌ها نیز امکان پذیر می باشد. با استفاده از این نرم افزار، افراد می توانند فایلهای خود را در محیطهای مختلف آماده و به شماره های خاصی فکس نمایند. همچنين امكان ارسال فكس‌هاي رسيده از طريق پست الكترونيكي و امكان انتقال فكس دريافتي از طريق شبكه نيز وجود دارد. نرم افزار محیطی را فراهم می کند که با ارسال هر نوع فایلی به پرینتر مجازی فکس سرور تلفن گویای فارسیکام، بطور خودکار پنجره ارسال فکس بر روی صفحه ظاهر شده و با انتخاب شماره تلفن ها از دفتر تلفن فکس مورد نظر برای شماره خاص یا لیستی از شماره تلفن ها ارسال خواهد شد. در نتیجه دیگر نیازی به تهیه دستگاه فکس برای هر بخش یا واحد نمی باشد و تنها با نصب یک نسخه نرم افزار فارسیکام، این امکان برای افراد داخل سازمان مهیا می شود. در محیط نرم افزار قابلیت گزارشگیری از روند فکس های ارسالی و دریافتی و همچنین نتیجه عملیات ارسال و دریافت فکس وجود دارد. همچنین امکانات خاصی از قبیل اولویت دادن به فکس ارسالی، آرشیو ، حذف و ذخیره سازی برای هر فکس بطور مستقل وجود دارد. سیستم میتواند هنگام ارسال فکس پیغامی جهت استارت فکس گیرنده پخش نماید تا امکان ارسال فراهم شود . لازم به ذکر است که نرم افزار مدیریت صندوق فکس امکان به اشتراک گذاشتن فکسهای دریافتی و ارسالی برای افراد دیگر مجموعه را نیز فراهم کرده است.

راهکارهای تلفنی بر بستر شبکه ( VOIP )

VOIP ( انتقال صوت بر پایه پروتکل اینترنت ) که با نام IP تلفنی نیز از آن یاد می شود، امکان استفاده از اینترنت و شبکه های کامپیوتری را برای مکالمات تلفنی فراهم می نماید. در مقابل استفاده از خطوط تلفن سنتی ، VOIP از فن آوری دیجیتال استفاده می نمايد. پیشرفت شگفت انگیز فناوری در تلفنهای مبتنی بر IP با حذف مرزهای سنتی، دنیای جدیدی از ارتباطات را برای مدیران هوشمند سازمانها به ارمغان آورده است. برای سازمانها و موسساتی دارای بیش از یک شعبه که نیاز به بیش از یک داخلی در خارج از مقر اصلی سازمان دارند، تکنولوژی VOIP قادر است ارتباط بین 100ها شعبه آنان را برقرار کند که هر کدام از این شعبات نیز خود برخوردار از یک سیستم مستقل تلفنی عادی یا بر بستر IP می باشند. با سیستمهای VOIP دیگر فرقی بین پرسنل این شعبات با پرسنل دفتر مرکزی شرکت از لحاظ تماس گیرندگان نیست چراکه همه پرسنل در یک شبکه تلفنی پاسخگوی تماس گیرندگان خواهند بود.

• امکان افزایش سریع خطوط ورودی و خروجی تلفن با هزینه كمتر
• کمک در بهبود ارتباط با مشتریان و کارمندان
• در دسترس بودن پرسنل بیشتر برای خدمات رسانی به مشتریان
• امکان انجام کارها از راه دور بصورت ریموت فقط با استفاده از اتصال  اینترنتی
• برخورداری از امکاناتی مانند پست صوتی، کنفرانس تلفنی، انتقال مکالمه،  تماسهای راه دور با حداقل هزینه
• گزارشات کامل مدیریتی بصورت آنلاین

• بهره گیری از امکانات نرم افزاری آنلاین برای متمرکز کردن سیستمهای CRM
• فارسیکام تکنولوژی VOIP را بر اساس نیاز و حجم سازمان شما ارائه می کند. در زمان استفاده از سرويس فوق ، مخاطب شما متوجه اين موضوع نخواهد شد كه شما از فن آوری VOIP استفاده می نمائيد و قادر به تشخيص دقيق تفاوت سرويس فوق نسبت به يك تلفن سنتی نمی باشد .

ارائه گزارشات عملکرد ( System Analytics )

• سيستم تلفن گوياي فارسيكام، مي تواند گزارشات مختلفي را از عملكرد سيستم در بازه هاي زماني متفاوت ارائه دهد، اين گزارشات مي تواند از انواع مختلف زير باشد كه جهت بررسي عملكرد بخشهاي مختلف سازمان در پاسخگويي به تماسهاي تلفني ارائه مي شوند:

• ثبت شماره تماس گيرندگان
• ميانگين تعداد تماسهاي روزانه و ساعتي
• ارائه نمودار از عملكرد پاسخگويي سيستم
• گزارش تعداد تماسهاي برقرار شده با داخليها، تماسهاي پاسخ داده شده يا نشده  هر داخلي
• ارائه گزارشات تفكيكي از عملكرد صاحبان صندوقهاي صوتي
• ارائه خروجي از ليست گزارشات و تماسها جهت استفاده در نرم افزار هاي CRM و  مديريتي ديگر
• امكان ترافيك سنجي خطوط ورودي در ساعات مختلف
• امكان جستجوي شماره هاي خاص بر اساس پيش شماره هاي ثبت شده در سيستم
• مدت زمان مکالمه کاربران
• گزارشات اعتبار کاربران
• و ده ها گزارش كاربردي و متنوع ديگر….

سیستم مکانیزه آب و فاضلاب – توزیع برق – گاز

این سیستمها به منظور اطلاع رسانی به مشترکین شرکتهای آب و فاضلاب، برق و گاز طراحی و پیاده سازی شده است.مشترکین سازمان می توانند به دو صورت تماس با سیستم (incoming ) وتماس از طرف سیستم (Outgoing )اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت نمایند.

• اطلاع رسانی : در این بخش کلیه خدمات و فعالیتهای سازمان تعریف شده است و  تماس گیرندگان بر اساس نیاز، اطلاعات مورد نظر خود را دریافت می کنند. دریافت  اطلاعات از طریق نمابر نیز از ویژگیهای برجسته این سیستم است.از جمله این  اطلاعات می توان به فرم های مربوط به دریافت انشعاب، شرایط تغییرات در انشعاب،  تعرفه های مختلف و نحوه محاسبه کارکرد اشاره نمود.
• دریافت کارکرد : تماس گیرنده می تواند بدون مراجعه حضوری به سازمان ، میزان  کارکرد کنتور را از طریق ورود به شماره اشتراک به سیستم اعلام نماید.گزارش های  مختلف این بخش قابل استفاده در قسمت خدمات مشترکین خواهد بود .
• اعلام بدهی : مشترکین می توانند از میزان بدهی و تاریخ آخرین مهلت پرداخت  از طریق ارتباط با سیستم آگاه شوند.
• پرسش و پاسخ : با استفاده از نرم افزار پرسش و پاسخ ، پل ارتباطی مناسبی  برای مشترکین با بخش های روابط عمومی و بازرسی سازمان بوجود خواهد آمد.این نرم  افزار علاوه بر اینکه امکان دریافت پرسش ها ،شکایات و پاسخ دهی را دارا می  باشد، امکان تعریف صندوق صوتی (Voice Mail) را نیز به سیستم اضافه می کند.
• اعلام اخطار قطع (Outgoing Call): با دریافت لیست مشترکین بدهکار ، سیستم  بطور خودکار با مشترکین تماس گرفته و طی پیامی میزان بدهی و اخطار های لازمه را  به مشترکین اعلام می نماید.
• دسته بندی مشترکین با توجه به میزان بدهی و اعلام پیامهای متفاوت به آنها و  همچنین ارائه گزارش تماسهای موفق و یا ناموفق از دیگر قابلیتهای این سیستم است.
• اعلام پیام خاص
• ارسال پیام ازطریق SMSو Email ، تلفن و یا فکس برای مشترکین مهم با برنامه  ریزی در ساعات مختلف شبانه روز وظیفه این بخش از سیستم است.امکان گروه بندی  مشترکین بر اساس پارامترهای متفاوت (میزان کارکرد، اهمیت مشترک، نوع مشترک و  …) انعطاف پذیری این بخش را افزاریش می دهد. یکی از کاربردهای این بخش از  سیستم اعلام قطعی به مشترکین حساس است .

سیستم رزرو وقت تلفنی (ویژه پزشکان و مراکز درمانی)

سیستمهای نرم افزارای میتوانند کارهای تکراری را بدون خطا ، بدون خستگی وهزینه برای شما انجام دهند ، یکی از کارهای تکراری و مهمی که در مراکز پزشکی وجود دارد امور مربوط به تعیین وقت برای بیماران است . سامانه رزرو وقت تلفنی فارسیکام تمام امور مربوط به رزرواسیون وقت را به صورت کاملا دقیق به ساده ترین شکل ممکن از طریق تلفن انجام میدهد .
این سیستم به مراکز این امکان را میدهد که برای بخشهای مختلف ، متخصصین مربوطه را تعیین و با توجه به شیفت کاری آنها زمان نوبت دهی را مشخص نمایند. بدین وسیله به مقدار زیادی از حجم کاریشان که برای ثبت زمان ملاقات هر پزشک صرف می شود کاسته شده و نیروهای موجود فرصت بیشتری برای خدمات رسانی به کارهای ضروریتر مراجعین دارند. در نتیجه استفاده از این سیستم، میزان مراجعات حضوری و ازدحام در مراکز برای نوبت دهی کاهش یافته و باعث تسریع در خدمات رسانی مرکز می گردد.
به سادگی و صرفا با یک تماس تلفنی ، تماس گیرنده به سیستم رزرو وقت هدایت شده و پس از دریافت اطلاعاتی از قبیل شماره تماس ، شماره پرونده ، سن بیمار و یا سایر اطلاعاتی که مد نظر پزشک میباشد ، اولین نوبت خالی و یا نوبتی که تماس گیرنده بخواهد از جدول زمانی که قبلا در نرم افزار ایجاد شده انتخاب و تخصیص داده میشود .

مزایای استفاده از سیستم رزرو وقت تلفنی فارسیکام

• افزایش رضایت مشتری: با ایجاد حق انتخاب مثلا توانایی انتخاب زمان ملاقات  با پزشک ، افزایش سرعت برنامه ریزی، عدم بروز خطا و اشتباه در ثبت وقت، جلوگیری  از اعمال سلیقه اپراتور در تعیین نوبت و… می توان بر رضایت مشتری افزود.
• افزایش بازده عملیات: با کاهش وظیفه زمانبندی و ثبت زمان ملاقات به میزان  قابل توجهی افزایش راندمان کاری بوجود می اید.
• گسترش خودکار سازی مطب : شما با استفاده از این نرم افزار اکثر کارهای  موجود در مطب را اتوماتیک نموده اید که این هم به نفع شماست و هم به نفع تماس  گیرندگان
• پاسخگویی به تماس گیرنده در اولین زنگ: بدینوسیله مشتریان شما زیاد پشت خط  انتظار نمانده و با اولین تماس به راحتی سیستم تماس را وصل و به آن پاسخ می  دهد.
• جلوگیری از اعمال سلیقه فردی: رزرو وقت براساس اولویت تماس انجام میگیرد و  سلیقه فرد در نوبت دهی دخالت ندارد.
• این سیستم بصورت 24 ساعته شبانه روز و 7 روز هفته کار نموده و به تماس  گیرندگان در هر ساعت از شبانه روز بدون وقفه و خستگی و بی حوصلگی در پاسخگویی،  سرویس دهی می نماید.

برخی از امکانات و قابلیتهای سامانه رزرو وقت تلفنی ویژه پزشکان به شرح زیر میباشد :

• تعریف پزشکان متعدد و تخصصهای مختلف
• تعیین شیفت کاری هر پزشک  ( زمان شروع و خاتمه کار پزشک)
• تعیین مدت زمان هر ویزیت و مدت زمان استراحت بین ویزیتها
• تعیین نوبت دهی بصورت تکی یا دوره ای ( تعیین جدول زمانی برای یک بازه  زمانی)
• در نظر گرفته شدن تعطیلات رسمی در تعیین جدول زمانی
• امکان رزو اولین نوبت خالی توسط تماس گیرنده
• امکان تعیین دقیق زمان رزو توسط تماس گیرنده
• امکان کنسل کردن نوبت توسط تماس گیرنده
• امکان شناسایی تماس گیرنده بر اساس شماره تلفن ، شماره پرونده و …
• امکان ثبت و دریافت اطلاعات اولیه بیمار از طریق تلفن
• یاد آوری زمان وقت ویزیت از طریق تماس تلفنی به بیمار
• اعلام تعطیلات ناگهانی و لغو قرارهای ملاقات
• امکان تعیین زمان مناسب دیگر برای قرارهای لغو شده
• استفاده از نرم افزار به صورت مستقل جهت رزرو دستی توسط اپراتور
• گزارش گیری از رزروهای انجام شده و وضعیت هر رزرو
• ارائه کد رهگیری به تماس گیرنده جهت پیگیری های بعدی و یا تغییر و یا کنسل  کردن
• امکان ارتباط با بانکهای اطلاعاتی نرم افزار های دیگر
• امکان پاسخگویی به تماسها بصورت موازی (سیستم توانایی پاسخگویی همزمان به  چند خط را دارا می باشد)
• ضبط پیغامهای صوتی
• گزارش گیری های کامل ( تماسها ، زمان تماس ، شماره تماس گیرنده ( Caller ID  ) ، تعداد تماسهای هر فرد)
• امکان جستجو بر اساس نام پزشک، تاریخ، مراجعه و…

سیستم اعلام بدهی بانکی

• بسیاری از بانکها و موسسات مالی اقدام به ارائه تسهیلات مختلف به مشتریان خود می کنند که افراد متقاضی باید بعد از دریافت تسهیلات در فواصل زمانی مشخص اقدام به بازپرداخت اقساط خود نمایند، یکی از دغدغه های مهم بانکها برگشت بموقع این تسهیلات به بانک می باشد. با توجه به حجم زیاد مشتریان و اینکه تعداد افرادی که در پرداخت اقساط خود تاخیر می کنند زیاد است بانکها فرد یا افرادی را مسئول تماس به این مشتریان می کنند تا با مشتریان بدهکار و در صورت نیاز ضامنین آنها تماس گرفته و یادآوریها و هشدارهای لازم را در جهت پرداخت به موقع و یا پرداخت اقساط معوقه را به اطلاع وام گیرندگان برسانند.
  بی شک با توجه به تعداد زیاد مشتریان، تماس تلفنی به این افراد مستلزم صرف نیرو، زمان و منابع مالی بالایی می باشد و همچنین در بیشتر مواقع مشتری یا در دسترس نیست یا تلفن خود را جواب نمی دهد ویا اینکه تلفن وی مشغول میباشد که باید دوباره در زمانهای دیگر با این فرد تماس گرفته شود و این کار قطعا با اشتباهات زیادی نیز همراه خواهد بود.
  سیستم تلفنی هوشمند پیگیری معوقات این مشکل را به راحتی برطرف میکند به این صورت که این سیستم قادر است به صورت شبانه روزی و با هر تعداد خط تلفن ( 4 ، 8، 16 ،30 . …) که بانک بر اساس نیاز خود درخواست نماید به صورت همزمان با بدهکاران تماس گرفته و یادآوریها و هشدارهای از پیش تعیین شده را به اطلاع آنها برساند. واضح است که مثلا یک سیستم 8 خط می تواند همزمان به 8 نفر تماس گرفته و کار 8 اپراتور را انجام دهد که در حال حاضر بانکها فقط از نیروی انسانی جهت این کار استفاده می کنند که در عین پرداخت هزینه های سنگینتر نسبت به هزینه های سیستمهای هوشمند بازدهی آن نیز به اندازه سیستمهای هوشمند نمی باشد.
  با این سیستم کافیست فقط اپراتور بانک به مررو زمان لیست بدهکاران را در نرم افزار وارد کند و پیغام مربوط به اخطار را تعیین کرده و یا در فواصل زمانی تغییر دهد. سیستم پیگیری معوقات با وارد شدن لیست شروع به تماس تلفنی با بدهکاران نموده و این کار را تا زمانی که فرد جواب دهد انجام خواهد داد، در صورتی که فرد پاسخ نداد یا خطش مشغول بود این فرد به آخر لیست رفته تا در زمانی دیگر با وی تماس گرفته شود. اپراتور(مسئول مربوطه) می تواند گزارشات کاملی از قبیل تعداد افرادی که سیستم موفق شده با آنها تماس بگیرد، کسانی که تماس با آنها مقدور نبوده و تعداد تماسهای سعی شده را براحتی مشاهده نموده و یا حتی آنها را چاپ نماید، همچنین سیستم می تواند به ضامنین فرد نیز تماس گرفته و پیغامهای از پیش تعیین شده را پخش کند.
  زمانهای تماس می تواند توسط اپراتور تعیین گردد مثلا از ساعت 9 تا 13 و از ساعت 16 تا 22 ، با تعیین زمان، سیستم در فواصل زمانی تعیین شده با بدهکاران تماس گرفته و در بقیه اوقات این تماس نخواهد گرفت. با این امکان عملا می توان در صورت نیاز برای جلوگیری از مشغول شدن خطوط از زمانهای بیکاری آنها استفاده بهینه نمود. با یک حساب ساده میتوان کارایی و سوددهی این سیستم را مشخص کرد، اگر از یک سیستم 4 خط استفاده گردد و ساعات تماس سیستم را 9 ساعت در روز در نظر بگیریم و مدت زمان پخش پیغام را هم یک دقیقه فرض کنیم تعداد کل افرادی که سیستم میتواند در یک روز تماس بگیرد تقریبا عبارتست از 2000 نفر که رقم قابل ملاحظه ای میباشد، در صورتی که یک نیروی انسانی که بطور مفید 6 ساعت در روز کار کند در بهترین حالت فقط می تواند با 360 نفر تماس بگیرد که حدود 6 برابر بازدهی آن بیشتر می باشد، همچنین باید به این موارد خطای انسانی ناشی از خستگی و سایر موارد را نیز اضافه کرد که عملا در سیستمهای هوشمند نرم افزاری این خطا وجود ندارد.

امکانات سیستم هوشمند پیگیری معوقات به صورت مختصر عبارتند از:

• امکان ورود سریع لیست بدهکاران از فایل EXCEL و TXT به نرم افزار
• استخراج اطلاعات بدهکاران از دیتابیسهای بانک به صورت خودکار
• تعیین پیغام(های) مناسب برای بدهکارن و همچنین ضامنین
• تعیین برنامه زمانبندی برای تماس سیستم(مثلا در یک بازه زمانی خاص تماس  گرفته شود)
• تعیین تعداد سعی در تماس مجدد در صورت مشغولی یا عدم پاسخ بدهکار
• امکان اعلام میزان بدهی فرد و اعلام شرایط تخفیفات ویژه در صورت پرداخت  هرچه زودتر بدهی
• امکان تماس به خطوط ثابت و همچنین موبایل
• امکان تماس همزمان با چند نفر ( تعداد خطوط قابل انتخاب است )
• ارائه گزارشات مختلف شامل لیست تماسهای گرفته شده، لیست مشغولی، لیست  تماسهای جواب داده نشده در بازه های زمانی خاص
• امکان ایجاد ارتباط بدهکار با مسئول مربوطه بلافاصله پس از پخش پیغام یا در  حین آن
• بی شک استفاده از این سیستم میتواند باعث وصول بهتر و بیشتر مطالبات بانکها  گردد و موجب بازدهی بیشتر نظام بانکی و گردش سرمایه و در نهایت سود بیشتر می  گردد.

سایر سیستمهای کاربردی

• تلفنبانک
• سیستم ویژه آژانسهای مسافرتی و هواپیمایی
• سامانه قصه گو
• سامانه اعلام نرخ ارز ، وضعیت آب و هوا و جاده ها
• سامانه ويژه سرویس دهندگان اینترنت (ISP)
• سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان
• و زیر سیستمهای سفارشی دیگر …